Zrealizowane projekty
Elektroniczny system archiwizacji sX-Space.Archive
Elektroniczny system przechowywania dokumentów, który zapewnia ustrukturyzowane bezpieczne przechowywanie dokumentów bankowych zgodnie z nomenklaturą spraw, z liczbą użytkowników do 500 osób.
- Wysłanie do archiwum dokumentu z systemów informatycznych banku
- Rejestracja dokumentów
- Skanowanie dokumentów elektronicznych, w tym bezpośredni import do archiwum, w tym dokumenty w podpisie elektronicznym – cyfrowym
- Wyszukiwanie spraw, tomów, dokumentów, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe w rozumieniu dokumentów
- Kontrola operacji tworzenia i zatwierdzania aktów zniszczenia, przekazywanie spraw oddziałom
- Utworzenie aktu akceptacji – przeniesienie, akt zniszczenia dokumentów i inne
- Konwertuj dokumenty do trwałego formatu PDF-A w celu długoterminowego przechowywania dokumentów
- Praca ze sprawami, woluminami, dokumentami (konstruktor numeracji spraw, przekształcanie, zamykanie, praca ze sprawami, prowadzenie spraw przejściowych).
- Tworzenie i utrzymywanie nomenklatury spraw
- Projektant spraw zgodnie ze strukturą i zatwierdzonymi przepisami dotyczącymi przechowywania archiwalnego, tworzenie ujednoliconej nomenklatury spraw, skrzynek jednostek konstrukcyjnych
- Tworzenie nomenklatury na podstawie nomenklatury z lat poprzednich, uzgadnianie nomenklatury spraw
- Tworzenie drukowanej formy nomenklatury spraw
- Wydawanie spraw, tomów, dokumentów
- Zwrot spraw, tomów, dokumentów
- Eksport dokumentów, woluminów, spraw w elektronicznym formacie ASIC, który umożliwia bezpośrednie zapisywanie dokumentów, metainformacji oraz informacji o podpisach cyfrowych, zgodnie z zaleceniami Unii Europejskiej
- Księga rachunkowa odbioru i usuwania dokumentów
- Raport statystyczny w kontekście działów, nomenklatura spraw, dodatkowa personalizacja raportów
- Ładowanie grupy / modelu ról z systemów zewnętrznych, obsługa CEP.
- Konfiguracja macierzy praw dostępu w kontekście struktury organizacyjnej, ról, nazewnictwa spraw.
- Obsługa elektronicznego podpisu cyfrowego (EDS) i kwalifikowanego podpisu cyfrowego (CEP).
Wdrożenie sX-Space.Archive zapewniło ustrukturyzowane przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej, zminimalizowało koszty prowadzenia archiwum papierowego, zwiększyło ogólną efektywność pracy z obiegiem dokumentów oraz uprościło pracę z dokumentami archiwalnymi (pobranie, wysłanie do przechowywania).
Elektroniczny system zarządzania dokumentami sX-Space.Business
System automatyzujący dokumenty wychodzące, przychodzące, wewnętrzne, a także zamówienia i protokoły, zrzeszający 500 pracowników.
- Dostęp do konta osobistego pracownika: agregacja zadań, dokumentów, linki do zasobów zewnętrznych, katalog procesów biznesowych
- Dokumenty wewnętrzne: korespondencja wewnętrzna, rozpatrywanie wniosków, dokumenty personalne, memoranda, wewnętrzne dokumenty regulacyjne itp.
- Konstruktor tras do akceptacji, podpisywania i realizacji dokumentów, ustawień kontrolnych (w tym cyklicznych)
- Wsparcie dla szablonów dokumentów, możliwości współpracy nad dokumentem roboczym.
- Zamówienia i zamówienia: akceptacja i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów, realizacja, kontrola realizacji, zapoznanie się.
- Dokumenty przychodzące: obsługa korespondencji przychodzącej, rozpatrzenie, wykonanie (przygotowanie odpowiedzi), kontrola wykonania,
- Dokumenty wychodzące: obsługa korespondencji wychodzącej, komunikacja z dokumentem przychodzącym, akceptacja i podpisywanie, obsługa szablonów dokumentów,
- Zarządzanie i kontrola cyklu życia dokumentów: tworzenie, przechowywanie, edycja, dodawanie plików, kontrola wersji, rejestracja, akceptacja, podpisywanie, wykonywanie, archiwizacja, transfer itp.
- Koordynacja dokumentów: równoległa, sekwencyjna, mieszana.
- Szukaj dokumentów, m.in. biorąc pod uwagę morfologię
W wyniku wdrożenia sX-Space.Business zautomatyzowano procesy pracy w biurze głównym, przyspieszono rutynową pracę pracowników, zminimalizowano ryzyko błędów przy pracy z dokumentami oraz zwiększono dyscyplinę wykonawczą.
W ramach projektu zapewniono integrację z systemem kadrowym banku oraz systemem CRM.
Skontaktować z nami