База знаний – это автоматизированная система для создания, утверждения, публикации и организованного хранения всех нормативных и справочных материалов компании.
Продукт предоставляет сотрудникам удобный доступ к актуальным версиям нормативно-правовых документов, справочной информации, учебным материалам, стандартным шаблонам и т. Д.
Полностью автоматизированный жизненный цикл документа – создание, утверждение, публикация, снятие с обращения; интеграция с системой документооборота позволяет публиковать утвержденные документы определенных типов в Базе знаний.
Wdrożenie Bazy wiedzy zezwala na znaczne zmniejszenie czasu, którego pracownicy potrzebują do wyszukiwania informacji aktualnych, zarządzających, referencyjnych, szkoleniowych oraz do znacznej poprawy jakości procesów wewnętrznych i produkcyjnych dzięki organizacji scentralizowanego gromadzenia i ponownego wykorzystania wiedzy wewnątrz firmy.
Cechy funkcjonalne:
Wielopoziomowy magazyn dokumentacji normatywno-referencyjnej z elastycznym rozgraniczeniem praw dostępu do dokumentów w zależności od roli i stanowiska pracownika, rodzaju dokumentu (publiczny lub niepubliczny), jego rodzaju i statusu
Tworzenie dokumentów normatywno-referencyjnych na podstawie szablonów z zautomatyzowanym wypełnianiem pół szablonu na podstawie informacji zawartych w elektronicznym formularze dokumentu
Automatyczne publikowanie dokumentu zatwierdzonego w systemie obiegu dokumentów (na przykład, zarządzania, postanowienia itp.) w odpowiednim miejscu struktury Bazy wiedzy w zależności od atrybutów dokumentu
Wsparcie własnych procesów zatwierdzenia i publikowania dokumentów bezpośrednio w Bazie wiedzy, możliwość podpisania zatwierdzonych dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym i elektronicznym podpisem cyfrowym
Możliwość przechowywania pakietów dokumentów różnych rodzajów (Word, PDF, Excel, PowerPoint, Visio) w granicach jednego dokumentu normatywno-referencyjnego. Funkcja automatycznego tworzenia niezmiennych kopii dokumentów, w tym w formacie przeznaczonym do długotrwałego przechowywania (PDF/А)
Przeglądanie dokumentów elektronicznych jakichkolwiek formatów bezpośrednio z karty dokumentu, bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania. Możliwość wprowadzenia zakazu przechowywania pewnych rodzajów dokumentów na komputerach użytkowników i udzielenia zezwolenia tylko na przeglądanie treści w interfejsie internetowym
Integracja z innymi systemami informacyjnymi, możliwość publikowania dokumentów, na przykład, na wewnętrznym/zewnętrznym portalu organizacji po zakończeniu procesu zatwierdzenia
Funkcja dwustronnej komunikacji (odeslań) między różnymi dokumentami
System automatycznej kontroli okresów aktualności dokumentów. Możliwość automatycznej wysyłki komunikatów i zadań odpowiedzialnym pracownikom po zakończeniu okresu aktualności dokumentu
Obecność pełnego cienkiego klienta z wygodnym designem dopasowanego do pracy na urządzeniach mobilnych
Potężne możliwości wyszukiwania i nawigacji – wielokryterialne wyszukiwanie według atrybutów (w tym wyszukiwanie w treści dokumentu), nawigacji według hierarchii Bazy wiedzy i według chmury tagów. Eksportowanie wyników wyszukiwania do Excel
Zalety systemu:
Skontaktować z nami